Sí, si ya tienes dominio o estás a punto de registrarlo. Una dirección como nombre@tunegocio.es le dice al cliente que está escribiendo a una empresa, sigue siendo tuya cuando se va un empleado o un proveedor, y con tres ajustes pequeños tus correos llegan a la bandeja de entrada y no a la carpeta de spam.
Un correo gratuito vale para la primera semana de un negocio. A partir de ahí empieza a costarte cosas que no aparecen en ninguna factura: respuestas que no llegan, presupuestos que parecen menos serios de lo que son y una bandeja que pertenece a quien la creó. Te cuento qué cambia cuando das el paso y qué implica de verdad hacerlo.
¿Qué tiene de malo un Gmail para un negocio?
Gmail como herramienta está bien. El problema es la dirección.
- Parece provisional. Un presupuesto que sale de tunegocio@gmail.com y otro que sale de hola@tunegocio.es pueden ser idénticos, pero el segundo da la impresión de venir de una empresa que seguirá ahí el año que viene.
- Cualquiera puede crear una parecida. Si eres fontaneriagarcia@gmail.com, mañana alguien puede registrar fontaneria.garcia@gmail.com y escribir a tus clientes. Un dominio es solo tuyo, así que una dirección con él no se puede copiar igual.
- No coincide con tu web. El cliente lee tunegocio.es en la furgoneta, en la tarjeta y en la web, y luego recibe la respuesta desde otro nombre. Esos pequeños desajustes son justo lo que la gente nota cuando decide si se fía de ti.
¿De quién es la dirección cuando alguien se va?
Esto es lo que muchos dueños descubren tarde.
Una cuenta gratuita es de quien la creó. Si tu primer empleado abrió el correo de la tienda en su móvil, con su número para recuperar la contraseña, en la práctica la dirección es suya. Cuando se va, o negocias la contraseña o empiezas de cero, y cada cliente, proveedor y directorio que tenía la dirección antigua sigue escribiendo ahí. A veces el que la tiene apuntada en todas partes es tu gestor, en las facturas y en las notificaciones.
Con tu propio dominio, el administrador eres tú. Creas una dirección para una persona nueva el primer día, la recuperas el último y rediriges su correo a otra persona para que no se pierda nada. La dirección maria@tunegocio.es puede durar más que el contrato de María sin que nadie necesite su contraseña.
Con el dominio pasa lo mismo. Si está registrado a nombre de un antiguo diseñador, tu correo también depende de él. En de quién es tu web explico cómo comprobar a nombre de quién está.
¿Tu propio dominio ayuda a que los correos lleguen?
Sí, siempre que el dominio esté bien configurado.
Los grandes servicios de correo comprueban si un mensaje viene de verdad del dominio que dice. Las directrices de Google para remitentes (support.google.com, «Email sender guidelines») dicen que desde el 1 de febrero de 2024 todo remitente que escriba a cuentas personales de Gmail tiene que autenticarse con SPF o DKIM, y que quien envía en masa necesita SPF, DKIM y DMARC.
Dicho en sencillo:
- SPF es una lista pública de los servidores que pueden enviar correo en nombre de tu dominio.
- DKIM es una firma en cada mensaje que demuestra que nadie lo ha cambiado por el camino.
- DMARC le dice al servidor que recibe qué hacer con un mensaje que no pasa ninguna de las dos comprobaciones, y puede mandarte informes de quién está usando tu nombre.
Los tres son registros de texto cortos en la configuración de tu dominio. Tu proveedor de correo te da los valores exactos, y se añaden en unos minutos si sabes dónde mirar. Sin ellos, tus presupuestos y facturas tienen más papeletas de acabar en spam, y cualquiera puede mandar correos haciéndose pasar por ti.
¿Qué necesitas para montarlo?
Tres cosas:
- Un dominio que controles tú, a ser posible el mismo de tu web. Si todavía no lo has elegido, en .es o .com tienes cómo decidir.
- Un proveedor de correo. Lo habitual es Google Workspace o Microsoft 365, que te dan Gmail u Outlook de siempre con tu propia dirección. Muchos hostings incluyen también buzones básicos. Para la mayoría de equipos pequeños, Workspace o Microsoft 365 es más cómodo en el día a día, porque las aplicaciones, el calendario y la configuración del móvil son los que la gente ya conoce.
- Los registros DNS que conectan las dos cosas: los registros MX, que dicen a dónde va tu correo, más SPF, DKIM y DMARC.
Los proveedores cobran una cuota mensual por buzón, así que el coste depende sobre todo de cuántas personas necesitan su propia bandeja. El resto se configura una sola vez.
¿Cuántas direcciones necesitas de verdad?
Menos de las que crees.
- Un buzón por persona que escribe a clientes con su nombre.
- Direcciones compartidas como alias, tipo info@, pedidos@ o reservas@, que llegan a quien se encarga. Un alias es un segundo nombre para un buzón que ya existe, así que normalmente no necesita buzón propio.
- Una sola dirección en la web. Elige la que quieres que use el cliente y ponla en todas partes: la página de contacto, tu Perfil de Empresa de Google, las facturas y las redes sociales.
Si tres personas tienen que ver las mismas consultas, un alias compartido o un grupo es más sencillo que tres personas entrando en la misma cuenta con la misma contraseña. Y si gran parte de tus clientes te escribe por WhatsApp, el correo sigue siendo donde llegan los presupuestos, las facturas y los avisos de la web, así que conviene que sea el bueno.
¿Qué tiene que ver el correo con tu web?
Mucho más de lo que parece, y aquí es donde se tuercen los lanzamientos.
Tu dominio guarda la configuración de las dos cosas. Los registros que apuntan el dominio a la web están justo al lado de los que entregan tu correo. Si alguien mueve el dominio sin cuidado, o «resetea las DNS» en mitad de un rediseño, la web se publica mientras el correo deja de llegar sin avisar. Nadie se da cuenta hasta que un cliente llama para preguntar por qué no le contestaste.
Tu web también envía correos: cada formulario de contacto, cada solicitud de reserva, cada confirmación de pedido. Esos mensajes deberían salir desde tu propio dominio, con la misma autenticación, o acaban en spam igual que un buzón mal configurado. En por qué no te llegan los correos del formulario lo explico con detalle.
Cuando hago o traslado una web, leo los registros de correo que ya existen antes de tocar nada, los copio tal cual y envío un correo de prueba en los dos sentidos después del cambio. Es una comprobación corta, y es la que protege la parte del negocio que de verdad trae trabajo.
¿Cómo cambiar sin perder correos?
Plantéalo como un pequeño proyecto, no como una sorpresa de fin de semana.
- Crea primero el buzón nuevo y comprueba que envía y recibe.
- Importa tus correos y contactos antiguos. Google Workspace y Microsoft 365 tienen herramientas de importación para esto.
- Deja abierta la dirección antigua y reenvíala a la nueva durante unos meses, para que te lleguen las respuestas que vengan tarde.
- Cambia la dirección en todos los sitios donde la ve el cliente: la web, el Perfil de Empresa de Google, la plantilla de factura, la firma, las redes, las cuentas de proveedores. Y avisa a tu gestor.
- Avisa una vez a tus clientes habituales, con un mensaje corto desde la dirección nueva.
La dirección antigua no tiene que desaparecer el primer día. Solo tiene que dejar de ser la que das.
¿Cuándo puede esperar el correo gratuito?
Si no tienes ni dominio ni web, y todavía estás probando si el negocio funciona, un correo gratuito es un comienzo razonable. Elige uno que no te importe que lea un cliente, vincúlalo a tu propio móvil para recuperarlo y piensa en cambiarlo en cuanto registres un dominio.
Lo que yo no haría es registrar un dominio, montar una web con él y seguir contestando a los clientes desde un correo gratuito. En ese punto lo difícil ya está hecho, y el correo es el último paso.
En resumen
- Usa una dirección con tu propio dominio en cuanto lo tengas.
- Asegúrate de que el dominio y las cuentas de correo están a tu nombre, y de que el administrador eres tú.
- Añade los registros SPF, DKIM y DMARC, para que tu correo inspire confianza y nadie pueda hacerse pasar por ti con facilidad.
- Ten en cuenta los registros de correo cada vez que se mueva la web.
- Cambia por pasos, y sigue reenviando la dirección antigua durante un tiempo.
Configurar el correo y trasladar sus registros con cuidado forma parte de cada web que hago, y lo que incluye cada tipo de proyecto está en webs. Si tu web y tu correo ya están enredados y no sabes qué toca qué, envíame tu web y tendrás un precio cerrado y una fecha de publicación el mismo día laborable.