Oui, si vous avez déjà un nom de domaine ou si vous êtes sur le point d'en prendre un. Une adresse comme nom@votreentreprise.ca dit au client qu'il écrit à une entreprise, elle reste à vous quand un employé ou un fournisseur s'en va, et avec trois petits réglages, vos messages arrivent dans la boîte de réception plutôt que dans les indésirables.
Une adresse gratuite, ça va pour la première semaine d'une entreprise. Après, elle commence à vous coûter d'une façon qui n'apparaît sur aucune facture : des réponses qui n'arrivent jamais, des soumissions qui ont l'air moins sérieuses qu'elles le sont, et une boîte qui appartient à la personne qui l'a créée. Voici ce qui change quand vous faites le saut, et ce que le changement demande vraiment.
Qu'est-ce qui cloche avec une adresse Gmail pour une entreprise?
Gmail comme outil, aucun problème. Le problème, c'est l'adresse.
- Elle a l'air temporaire. Une soumission envoyée de votreentreprise@gmail.com et une autre envoyée de bonjour@votreentreprise.ca peuvent être identiques, mais la deuxième donne l'impression de venir d'une entreprise qui sera encore là l'an prochain.
- N'importe qui peut en créer une semblable. Si vous êtes plomberietremblay@gmail.com, quelqu'un peut enregistrer plomberie.tremblay@gmail.com demain et écrire à vos clients. Un nom de domaine n'appartient qu'à vous, donc une adresse dessus ne peut pas être copiée de la même façon.
- Elle ne correspond pas à votre site. Le client lit votreentreprise.ca sur le camion, la carte et le site, puis reçoit une réponse sous un autre nom. Ce genre de petit décalage, c'est justement ce que les gens remarquent quand ils se demandent s'ils peuvent vous faire confiance.
À qui appartient l'adresse quand quelqu'un part?
C'est souvent là que les propriétaires l'apprennent trop tard.
Un compte gratuit appartient à la personne qui l'a créé. Si votre premier employé a ouvert la boîte de la boutique sur son propre téléphone, avec son propre numéro de récupération, l'adresse est en pratique la sienne. Quand il part, soit vous négociez le mot de passe, soit vous recommencez, et chaque client, fournisseur et répertoire qui avait l'ancienne adresse continue d'y écrire.
Sur votre propre domaine, c'est vous l'administrateur. Vous créez une adresse pour une nouvelle personne le jour de son arrivée, vous la reprenez le jour de son départ, et vous redirigez son courrier vers quelqu'un d'autre pour que rien ne se perde. L'adresse marie@votreentreprise.ca peut survivre à l'emploi de Marie sans que personne ait besoin de son mot de passe.
C'est la même logique pour le nom de domaine lui-même. S'il est enregistré au nom d'un ancien concepteur, votre courriel dépend de lui aussi. À qui appartient votre site Web explique comment vérifier à quel nom il est enregistré.
Est-ce que votre propre domaine aide vos courriels à arriver?
Oui, à condition que le domaine soit bien configuré.
Les grands services de courriel vérifient si un message vient vraiment du domaine qu'il prétend représenter. Les lignes directrices de Google pour les expéditeurs (support.google.com, « Email sender guidelines ») indiquent que depuis le 1er février 2024, tout expéditeur qui écrit à des comptes Gmail personnels doit s'authentifier avec SPF ou DKIM, et que les expéditeurs en masse ont besoin de SPF, DKIM et DMARC.
En mots simples :
- SPF est une liste publique des serveurs autorisés à envoyer du courriel pour votre domaine.
- DKIM est une signature sur chaque message qui prouve qu'il n'a pas été modifié en chemin.
- DMARC dit aux serveurs qui reçoivent quoi faire d'un message qui échoue aux deux vérifications, et peut vous envoyer des rapports sur qui utilise votre nom.
Les trois sont de courts enregistrements texte dans les paramètres de votre domaine. Votre fournisseur de courriel vous donne les valeurs exactes, et ça s'ajoute en quelques minutes quand on sait où regarder. Sans eux, vos soumissions et vos factures risquent davantage de finir dans les indésirables, et n'importe qui peut envoyer un courriel qui se fait passer pour vous.
De quoi avez-vous besoin pour l'installer?
Trois choses :
- Un nom de domaine que vous contrôlez, idéalement le même que celui de votre site. Si vous n'avez pas encore choisi, .ca ou .com vous aide à trancher.
- Un fournisseur de courriel. Les choix courants sont Google Workspace et Microsoft 365, qui vous donnent les applications Gmail ou Outlook que vous connaissez déjà, avec votre propre adresse. Beaucoup d'hébergements incluent aussi des boîtes de base. Pour la plupart des petites équipes, Workspace ou Microsoft 365 est plus simple à vivre au quotidien, parce que les applications, le calendrier et la configuration du téléphone sont ceux que les gens connaissent déjà.
- Les enregistrements DNS qui relient les deux : les enregistrements MX qui indiquent où va votre courriel, plus SPF, DKIM et DMARC.
Les fournisseurs facturent un abonnement mensuel par boîte, donc le coût dépend surtout du nombre de personnes qui ont besoin de leur propre boîte. Le reste se configure une seule fois.
Combien d'adresses vous faut-il vraiment?
Moins que vous pensez.
- Une boîte par personne qui écrit aux clients en son propre nom.
- Des adresses partagées sous forme d'alias, comme info@, commandes@ ou rendezvous@, livrées à la personne qui s'en occupe. Un alias est un deuxième nom pour une boîte qui existe déjà, il n'a donc habituellement pas besoin de sa propre boîte.
- Une seule adresse sur le site. Choisissez celle que les clients doivent utiliser et mettez-la partout : la page contact, votre fiche d'entreprise Google, les factures et les réseaux sociaux.
Si trois personnes doivent voir les mêmes demandes, un alias partagé ou un groupe est plus simple que trois personnes qui se connectent au même compte avec le même mot de passe.
Quel lien entre votre courriel et votre site Web?
Plus étroit que la plupart des gens le pensent, et c'est là que les mises en ligne dérapent.
Votre domaine contient les réglages des deux. Les enregistrements qui pointent le domaine vers votre site sont juste à côté de ceux qui livrent votre courriel. Si on déplace le domaine sans précaution, ou si quelqu'un « réinitialise le DNS » pendant une refonte, le site s'affiche pendant que le courriel arrête en silence. Personne ne s'en rend compte avant qu'un client appelle pour demander pourquoi vous n'avez jamais répondu.
Votre site envoie aussi des courriels : chaque formulaire de contact, chaque demande de rendez-vous, chaque confirmation de commande. Ces messages devraient partir de votre propre domaine, avec la même authentification, sinon ils finissent dans les indésirables comme une boîte mal configurée. Pourquoi les courriels de votre formulaire n'arrivent pas couvre ce côté-là en détail.
Quand je construis ou déménage un site, je lis les enregistrements de courriel existants avant de toucher à quoi que ce soit, je les recopie à l'identique et j'envoie un message test dans les deux sens après le changement. C'est une vérification courte, et c'est elle qui protège la partie de l'entreprise qui fait vraiment entrer le travail.
Comment changer sans perdre de courriels?
Traitez-le comme un petit projet, pas comme une surprise de fin de semaine.
- Créez d'abord la nouvelle boîte et vérifiez que l'envoi et la réception fonctionnent.
- Importez vos anciens messages et contacts. Google Workspace et Microsoft 365 ont tous deux des outils d'importation pour ça.
- Gardez l'ancienne adresse ouverte et transférez-la vers la nouvelle pendant quelques mois, pour que les réponses tardives vous rejoignent quand même.
- Changez l'adresse partout où les clients la voient : site Web, fiche d'entreprise Google, modèle de facture, signature, réseaux sociaux, comptes fournisseurs.
- Prévenez vos clients réguliers une fois, avec un court message envoyé de la nouvelle adresse.
L'ancienne adresse n'a pas besoin de disparaître le premier jour. Elle doit seulement cesser d'être celle que vous donnez.
Quand une adresse gratuite peut-elle attendre?
Si vous n'avez ni domaine ni site, et que vous testez encore si l'entreprise fonctionne, une adresse gratuite est un départ raisonnable. Choisissez-en une que vous seriez à l'aise de voir lue par un client, liez-la à votre propre numéro de téléphone pour la récupération, et prévoyez de changer dès que vous enregistrez un domaine.
Ce que je ne ferais pas, c'est enregistrer un domaine, bâtir un site dessus, et continuer à répondre aux clients d'une adresse gratuite. À ce stade, le plus difficile est fait, et le courriel est la dernière étape.
En bref
- Utilisez une adresse sur votre propre domaine dès que vous en avez un.
- Assurez-vous que le domaine et les comptes de courriel sont à votre nom, avec vous comme administrateur.
- Ajoutez les enregistrements SPF, DKIM et DMARC, pour que vos courriels inspirent confiance et que personne ne puisse facilement se faire passer pour vous.
- Pensez aux enregistrements de courriel chaque fois que le site déménage.
- Changez par étapes, et continuez de transférer l'ancienne adresse pendant un moment.
La configuration du courriel et le déplacement sécuritaire des enregistrements font partie de chaque site que je construis, et ce que comprend chaque type de projet se trouve sur la page sites Web. Si votre site et votre boîte de réception sont déjà emmêlés et que vous ne savez plus ce qui touche à quoi, envoyez-moi votre site et vous recevrez un prix fixe et une date de mise en ligne le jour ouvrable même.