Sí, si ja tens domini o estàs a punt de registrar-ne un. Una adreça com nom@elteunegoci.cat diu al client que escriu a una empresa, continua sent teva quan marxa un treballador o un proveïdor, i amb tres ajustos petits els teus correus arriben a la safata d'entrada i no a la carpeta de correu brossa.
Un correu gratuït serveix per a la primera setmana d'un negoci. A partir d'aquí comença a costar-te coses que no surten a cap factura: respostes que no arriben, pressupostos que semblen menys seriosos del que són i una safata que pertany a qui la va crear. T'explico què canvia quan fas el pas i què implica de debò fer-lo.
Què té de dolent un Gmail per a un negoci?
Gmail com a eina està bé. El problema és l'adreça.
- Sembla provisional. Un pressupost que surt de elteunegoci@gmail.com i un altre que surt de hola@elteunegoci.cat poden ser idèntics, però el segon fa la impressió de venir d'una empresa que encara hi serà l'any vinent.
- Qualsevol en pot crear una de semblant. Si ets lampisteriapuig@gmail.com, demà algú pot registrar lampisteria.puig@gmail.com i escriure als teus clients. Un domini és només teu, de manera que una adreça amb ell no es pot copiar igual.
- No coincideix amb la teva web. El client llegeix elteunegoci.cat a la furgoneta, a la targeta i a la web, i després rep la resposta des d'un altre nom. Aquests petits desajustos són just el que la gent nota quan decideix si es refia de tu.
De qui és l'adreça quan algú se'n va?
Això és el que molts propietaris descobreixen tard.
Un compte gratuït és de qui el va crear. Si el teu primer treballador va obrir el correu de la botiga al seu mòbil, amb el seu número per recuperar la contrasenya, a la pràctica l'adreça és seva. Quan se'n va, o negocies la contrasenya o comences de zero, i cada client, proveïdor i directori que tenia l'adreça antiga hi continua escrivint. De vegades qui la té apuntada a tot arreu és el teu gestor, a les factures i a les notificacions.
Amb el teu propi domini, l'administrador ets tu. Crees una adreça per a una persona nova el primer dia, la recuperes l'últim i redirigeixes el seu correu a una altra persona perquè no es perdi res. L'adreça maria@elteunegoci.cat pot durar més que el contracte de la Maria sense que ningú necessiti la seva contrasenya.
Amb el domini passa el mateix. Si està registrat a nom d'un antic dissenyador, el teu correu també en depèn. A de qui és la teva web explico com comprovar a nom de qui està.
El teu propi domini ajuda que els correus arribin?
Sí, sempre que el domini estigui ben configurat.
Els grans serveis de correu comproven si un missatge ve de debò del domini que diu. Les directrius de Google per als remitents (support.google.com, «Email sender guidelines») diuen que des de l'1 de febrer de 2024 tot remitent que escrigui a comptes personals de Gmail s'ha d'autenticar amb SPF o DKIM, i que qui envia de manera massiva necessita SPF, DKIM i DMARC.
Dit en senzill:
- SPF és una llista pública dels servidors que poden enviar correu en nom del teu domini.
- DKIM és una signatura a cada missatge que demostra que ningú l'ha canviat pel camí.
- DMARC diu al servidor que rep què ha de fer amb un missatge que no passa cap de les dues comprovacions, i et pot enviar informes de qui fa servir el teu nom.
Tots tres són registres de text curts a la configuració del teu domini. El teu proveïdor de correu et dona els valors exactes, i s'afegeixen en uns minuts si saps on mirar. Sense ells, els teus pressupostos i factures tenen més números d'acabar al correu brossa, i qualsevol pot enviar correus fent-se passar per tu.
Què necessites per muntar-ho?
Tres coses:
- Un domini que controlis tu, a poder ser el mateix de la teva web. Si encara no l'has triat, a .cat, .es o .com tens com decidir.
- Un proveïdor de correu. El més habitual és Google Workspace o Microsoft 365, que et donen el Gmail o l'Outlook de sempre amb la teva pròpia adreça. Molts allotjaments també inclouen bústies bàsiques. Per a la majoria d'equips petits, Workspace o Microsoft 365 és més còmode en el dia a dia, perquè les aplicacions, el calendari i la configuració del mòbil són els que la gent ja coneix.
- Els registres DNS que connecten les dues coses: els registres MX, que diuen on va el teu correu, més SPF, DKIM i DMARC.
Els proveïdors cobren una quota mensual per bústia, així que el cost depèn sobretot de quantes persones necessiten la seva pròpia safata. La resta es configura una sola vegada.
Quantes adreces necessites de debò?
Menys de les que et penses.
- Una bústia per persona que escriu a clients amb el seu nom.
- Adreces compartides com a àlies, com ara info@, comandes@ o reserves@, que arriben a qui se n'encarrega. Un àlies és un segon nom per a una bústia que ja existeix, així que normalment no necessita bústia pròpia.
- Una sola adreça a la web. Tria la que vols que faci servir el client i posa-la a tot arreu: la pàgina de contacte, el teu Perfil d'Empresa de Google, les factures i les xarxes socials.
Si tres persones han de veure les mateixes consultes, un àlies compartit o un grup és més senzill que tres persones entrant al mateix compte amb la mateixa contrasenya. I si bona part dels teus clients t'escriu per WhatsApp, el correu continua sent on arriben els pressupostos, les factures i els avisos de la web, així que val la pena que sigui el bo.
Què hi té a veure el correu amb la teva web?
Molt més del que sembla, i aquí és on es torcen les publicacions.
El teu domini guarda la configuració de totes dues coses. Els registres que apunten el domini a la web són just al costat dels que lliuren el teu correu. Si algú mou el domini sense compte, o «reinicia les DNS» enmig d'un redisseny, la web es publica mentre el correu deixa d'arribar sense avisar. Ningú se n'adona fins que un client truca per preguntar per què no li vas contestar.
La teva web també envia correus: cada formulari de contacte, cada sol·licitud de reserva, cada confirmació de comanda. Aquests missatges haurien de sortir des del teu propi domini, amb la mateixa autenticació, o acaben al correu brossa igual que una bústia mal configurada. A per què no t'arriben els correus del formulari ho explico amb detall.
Quan faig o trasllado una web, llegeixo els registres de correu que ja hi ha abans de tocar res, els copio tal qual i envio un correu de prova en tots dos sentits després del canvi. És una comprovació curta, i és la que protegeix la part del negoci que de debò porta feina.
Com canviar sense perdre correus?
Planteja-ho com un petit projecte, no com una sorpresa de cap de setmana.
- Crea primer la bústia nova i comprova que envia i rep.
- Importa els teus correus i contactes antics. Google Workspace i Microsoft 365 tenen eines d'importació per a això.
- Deixa oberta l'adreça antiga i reenvia-la a la nova durant uns mesos, perquè et continuïn arribant les respostes que vinguin tard.
- Canvia l'adreça a tots els llocs on la veu el client: la web, el Perfil d'Empresa de Google, la plantilla de factura, la signatura, les xarxes, els comptes de proveïdors. I avisa el teu gestor.
- Avisa una vegada els teus clients habituals, amb un missatge curt des de l'adreça nova.
L'adreça antiga no ha de desaparèixer el primer dia. Només ha de deixar de ser la que dones.
Quan pot esperar el correu gratuït?
Si no tens ni domini ni web, i encara estàs provant si el negoci funciona, un correu gratuït és un començament raonable. Tria'n un que no et faci res que llegeixi un client, vincula'l al teu propi mòbil per recuperar-lo i pensa a canviar-lo tan bon punt registris un domini.
El que jo no faria és registrar un domini, muntar-hi una web i continuar contestant els clients des d'un correu gratuït. En aquest punt el més difícil ja està fet, i el correu és l'últim pas.
En resum
- Fes servir una adreça amb el teu propi domini tan bon punt el tinguis.
- Assegura't que el domini i els comptes de correu són a nom teu, i que l'administrador ets tu.
- Afegeix els registres SPF, DKIM i DMARC, perquè el teu correu inspiri confiança i ningú es pugui fer passar per tu fàcilment.
- Tingues en compte els registres de correu cada vegada que es mogui la web.
- Canvia per passos, i continua reenviant l'adreça antiga durant un temps.
Configurar el correu i traslladar-ne els registres amb compte forma part de cada web que faig, i el que inclou cada tipus de projecte és a webs. Si la teva web i el teu correu ja estan embolicats i no saps què toca què, envia'm la teva web i tindràs un preu tancat i una data de publicació el mateix dia laborable.